Fluxo de cadência de e-mails: o que é e dicas para fazer

Fazer a prospecção de novos contatos, em busca de captar leads qualificados, é uma atividade sem dúvida bastante trabalhosa, especialmente pelo fato de haver a necessidade de enviar uma grande quantidade de e-mails para esses possíveis clientes. 

Com isso e aproveitando as evoluções tecnológicas, muitos representantes comerciais, junto de seus gestores, buscaram como solução criar um fluxo contínuo de prospecção de clientes. Pois é aí que entra a cadência de e-mails. Este vem sendo um assunto em alta, especialmente pelos bons resultados de seu uso. Por isso hoje, falaremos um pouco mais sobre o tema. 

Do que se trata o fluxo de cadência de e-mails? 

De uma forma bem simplificada, significa o envio programado de e-mails mediante ação realizada pelo destinatário. Esse sistema pode ser usado tanto para prospecção de novos clientes, como para seu acompanhamento (follow up) e até mesmo com propostas. 

Como podem ver, ele é sistematizado, o que significa que no fluxo de cadência de e-mails, eles terão um envio automático, mediante a programação feita. Só que apesar de parecer algo muito genérico (o que poderia até ser visto como spam), aqui temos um modelo que segue regras pré-estabelecidas, baseadas no perfil ideal do cliente da sua marca.  

Isso possibilita que os profissionais em questão possam programar os envios de e-mails mediante cada ação do cliente. Com isso feito, o sistema faz esses envios de forma automática, tornando mais eficiente o trabalho e ao mesmo tempo não sobrecarregando o funcionário. Algumas das ferramentas mais utilizadas para este tipo de ação são o RD Station, a Active Campaign e o Ramper

Como fazer o fluxo de cadência de e-mails? 

Em primeiro lugar, é preciso deixar claro um fator muito importante: apesar de falarmos de uma ferramenta que automatiza o processo, não falamos de grupos de milhares de pessoas recebendo o mesmo conteúdo.  

No caso do fluxo de cadência de e-mails, é justamente o contrário: você cria grupos menores (por exemplo, de 10 a 50) para fazer o envio. Há dois motivos principais para isso: 

1. A personalização da mensagem: a ideia aqui é segmentar seus clientes ao máximo. Faixa etária, região onde vive, interesses, comportamentos, etc. Quanto mais você personaliza a mensagem para o público do outro lado, melhor a recepção. Por isso fazer listas grandes demais, podem tirar essa segmentação, tornando a estratégia ineficiente; 
2. Facilitar o acompanhamento: quando se cria uma estratégia dessas, o ideal é poder acompanhar de perto os resultados. Com listas menores, fica muito mais simples verificar o andamento e os frutos das ações de marketing. 

Outra coisa muito importante é criar uma rotina que não faça com que ele caia na pasta de spam. Por isso o ideal é estabelecer intervalos, pois juntamente com essa questão, evita que eles tornem-se incômodos e desinteressantes para os clientes. Afinal, ninguém quer toda hora receber conteúdo do mesmo lugar e tal atitude pode acabar tendo o efeito contrário e afastar o lead potencial. 

Finalmente, é preciso destacar que tanto se deve ter e-mails de prospecção, de acompanhamento, assim como de propostas, justamente para que se tenha estratégias prontas para todo o funil de vendas. 

Dicas importantes 

Agora que você já tem uma boa ideia do que se trata o fluxo de cadência de e-mails, vamos falar sobre algumas dicas importantes do que fazer (e claro, do que não fazer): 

• Fluxo de cadência de e-mail NÃO É e-mail marketing: pode acontecer a confusão das duas ações, mas falamos de coisas bem diferentes. A principal mudança de uma para outra é a forma de se comunicar: no fluxo, a abordagem é bem mais direta. Tenha sempre isso em mente ao preparar o conteúdo; 
• Montar estratégias baseadas em um tempo determinado: para melhorar o acompanhamento dos resultados, o ideal é montar uma estratégia com tempo determinado; 
• Seja objetivo: neste caso falamos tanto do assunto, como do corpo do e-mail. Assuntos muitos longos podem tirar a atenção do cliente. Por outro lado, se ele for convidativo, pode convencer a pessoa a clicar. Junto com isso, temos a questão de que o tema deve ser abordado de forma clara e objetiva. Além disso, busque ser relevante e aproveitar ao máximo as informações que têm do lead em questão; 
• Timing correto: procure estabelecer uma rotina em que o envio não seja tão pouco espaçado para ser inconveniente, nem tão longo que possa ser esquecido. Ache um meio termo; 
• Quando o cliente responder ao e-mail: em primeiro lugar, tire ele do fluxo de cadência de e-mails de prospecção (parece óbvio, mas esquecer isso pode fazer com que se perca credibilidade). A partir daqui você pode colocá-lo em uma lista de acompanhamento; 
• Traçar objetivos claros: se o lead entrou na lista de acompanhamento, busque estabelecer contatos que o façam avançar no funil de vendas; 
• Quando o cliente não responde: isso obviamente também ocorrerá com grande frequência. Neste caso, vale observar o quanto de você ainda manterá ele no seu fluxo de cadência de e-mails. Se observar que ele simplesmente não quis, encerre de forma amigável e sempre mantendo a porta aberta para um eventual retorno; 
• Evitar coisas que joguem seu e-mail para spam: muitos links, mensagens muito genéricas, excesso de emoticons, podem fazer com que ele seja visto como spam. Aqui entra a importância mais personalizada possível e com o CTA (call to action ou chamada para ação) apenas no final do e-mail. 
• Dê um toque personalizado à sua mensagem: quanto mais a pessoa acha que aquela mensagem foi escrita exclusivamente para ela, maior a chance da conversão
• Escreva em primeira pessoa: ainda na estratégia da pessoa sentir a personalização, tenha uma linguagem demonstrando que alguém escreveu aquele e-mail, e não um robô ou gerador de conteúdo automático.

Por fim, mas não menos importante: manter sempre esse processo semiautomatizado. Ou seja, você pode preparar seu fluxo de cadência de e-mails, mas nunca deixá-lo totalmente no automático, pois você corre o risco da cair em algum erro, que pode prejudicar todo processo. Ter sempre uma equipe acompanhando todo processo é parte fundamental para seu sucesso.  Mais importante do que utilizar todas as tecnologias disponíveis, é saber a melhor forma de extrair o máximo de cada uma.

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